Nowości

Ewidencja odzieży roboczej – jak zoptymalizować proces?

Ewidencja odzieży roboczej to proces, bez którego praktycznie niemożliwe jest sprawne działanie przedsiębiorstwa. Działania podejmowane w ramach ewidencji odzieży pracowników zapewniają firmie liczne korzyści, od ekonomicznych, po te związane z bezpieczeństwem zatrudnianej kadry.

Pomimo licznych zalet, ewidencja odzieży – zwłaszcza w większych firmach – może być sporym wyzwaniem. Na szczęście istnieją sposoby na optymalizację tego procesu, dzięki którym można zwiększyć efektywność operacyjną przedsiębiorstwa.

Założenia prawne dotyczące ewidencji odzieży roboczej

Wymagania względem pracodawcy dotyczące prowadzenia ewidencji odzieży roboczej oraz ochronnej są ściśle regulowane przez przepisy Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawcy mają obowiązek przestrzegania kilku kluczowych wytycznych, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz higieny na danym stanowisku pracy.

Poniżej opisaliśmy najważniejsze założenia prawne dotyczące ewidencji odzieży roboczej przez pracodawcę.

Przede wszystkim pracodawca musi prowadzić szczegółowy rejestr oraz monitorować wydawaną przez zakład odzież i akcesoria. Dokumentacja powinna zawierać takie informacje, jak:

  • rodzaj i liczba wydanych ubrań oraz akcesoriów,
  • data wydania,
  • dane osoby korzystającej z nich.

Poza tym w obowiązku firmy leży przeprowadzanie inspekcji i kontroli wydawanych środków. Te działania są gwarancją, że stan odzieży roboczej i ochronnej pozwala na jej bezpieczne i wygodne użytkowanie. Pracodawca musi także zadbać o konserwację i czyszczenie oraz, w odpowiednim momencie, wymianę odzieży.

Pracodawca musi również prowadzić szczegółowy rejestr oraz monitorować dostarczaną pracownikowi odzież i akcesoria. Dokumentacja powinna zawierać takie informacje, jak:

  • rodzaj i liczba wydanych ubrań oraz akcesoriów,
  • data wydania,
  • dane osoby korzystającej z nich.

Poza tym w obowiązku firmy leży wspomniane już przeprowadzanie inspekcji i kontroli. Te działania są gwarancją, że stan odzieży roboczej i ochronnej pozwala na jej bezpieczne i wygodne użytkowanie. Pracodawca musi także zadbać o konserwację i czyszczenie oraz, w odpowiednim momencie, wymianę odzieży.

Obowiązkiem pracodawcy jest także organizacja szkoleń dla pracowników z prawidłowego stosowania, konserwacji oraz przechowywania odzieży. Instrukcje powinny być jasno sprecyzowane i zrozumiałe dla kadry. Powinnością pracownika jest z kolei informowanie pracodawcy o uszkodzeniach lub konieczności wymiany ubrań i środków ochrony indywidualnej.

Aspekty prawne ewidencji odzieży roboczej są regulowane przez przepisy krajowe i unijne. Między innymi przez Uchwałę Rady Ministrów Nr 136 z dnia 12 lipca 1981 r. w sprawie zasad przydzielania pracownikom odzieży ochronnej odzieży roboczej i sprzętu ochrony osobistej oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. oraz oczywiście Kodeks Pracy.

Regulacje krajowe i Unii Europejskiej określają minimalne wymagania dotyczące jakości, trwałości oraz ergonomii ubrań roboczych i ochronnych.

Pracodawca jest też zobligowany przez nie do prowadzenia dokumentacji ewidencji odzieży roboczej, która powinna być odpowiednio przechowywana i archiwizowana przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W Polsce okres przechowywania dokumentacji pracownika, w tym ewidencji odzieży, powinien trwać przez cały okres zatrudnienia danej osoby, plus przez 10 kolejnych lat od ustania stosunku pracy. Warto również dodać, że przedsiębiorstwa mogą być poddawane kontrolom, przeprowadzanym przez inspekcję pracy oraz inne organy państwowe.

Jak widać, przestrzeganie wymogów związanych z ewidencją odzieży jest ważne nie tylko ze względu na zdrowie i bezpieczeństwo pracowników. Zaniedbanie tej kwestii może mieć poważne konsekwencje prawne.

Pracownik ubrany w odzież ochronną odporną na łuk elektryczny

Rola karty ewidencyjnej w procesie zarządzania odzieżą roboczą

Karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej to dokument, który potwierdza, że danej osobie zostały wydane ubrania i akcesoria niezbędne na zajmowanym przez niego stanowisku, na którym zachodzi ryzyko zabrudzenia lub zniszczenia własnej odzieży i obuwia pracownika.

W karcie powinny znaleźć się informacje takie, jak:

  • imię i nazwisko pracownika,
  • opis otrzymanych ubrań i akcesoriów,
  • data wydania,
  • informacja, na jak długo środki zostały wydane,
  • podpis pracownika, potwierdzający otrzymanie odzieży,
  • inne informacje, które pracodawca może uznać za istotne.

Karta to przede wszystkim dokument, który pozwala na efektywne zarządzanie odzieżą roboczą i pomaga w utrzymaniu porządku w magazynach firmy, a także umożliwia stałą kontrolę środków i ubrań.

Przydział odzieży roboczej i obuwia – kryteria

Kryteria przydzielania odzieży roboczej określa Uchwała nr 44 Rady Ministrów z 27 marca 1990 r. Dokument dokładnie reguluje wszystkie wymagania dotyczące aspektów związanych z ewidencją odzieży i środków ochrony indywidualnej dla poszczególnych branż.

Zgodnie z uchwałą, firma ma obowiązek wyposażenia pracowników w ŚOI, ubrania robocze oraz odpowiednie obuwie, zgodne z wymogami przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Konieczność wydawania środków oraz ich rodzaj są uzależnione od typu wykonywanej pracy, warunków panujących w miejscu pracy i czynników ryzyka charakterystycznych dla danego stanowiska.

Generalne zalecenia wyglądają następująco:

  • pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży i ŚOI, jeśli warunki na stanowisku stwarzają zagrożenie zarówno dla ubrań, jak i zdrowia zatrudnionych osób. Istnieje też możliwość wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za zniszczone ubrania własne pracownika,
  • odzież robocza i ochronna, a także obuwie, mogą być stosowane tylko wtedy, gdy zapewniają odpowiednią ochronę. W innej sytuacji należy natychmiast je wymienić,
  • firma nie może pozwolić pracownikowi na wykonywanie swoich obowiązków bez odpowiedniego wyposażenia. Jest również zobowiązana do przeprowadzenia szkoleń dotyczących stosowania oraz konserwacji odzieży i ŚOI.

Centralny Instytut Ochrony Pracy dokładnie określa, jakie ŚOI pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikom na danym stanowisku. Akcesoria ochronne obejmują: odzież ochronną górnych i dolnych partii ciała, ochronę głowy, oczu, twarzy, słuchu, dróg oddechowych, zabezpieczenia przed upadkiem oraz środki izolujące całe ciało.

Oczywiście akcesoria oraz ubrania powinno wydawać się w sposób dopasowany do wykonywanej pracy. Oto jak ewidencja odzieży roboczej i ŚOI będzie wyglądać w poszczególnych branżach:

  • przemysł ciężki – wymaga wysokiej jakości odzieży i ŚOI kończyn, głowy oraz dróg oddechowych. W tej branży wymagane są również regularne inspekcje wydawanych środków oraz ich częsta wymiana, spowodowana szybkim zużywaniem się ubrań i akcesoriów ze względu na warunki pracy;
  • ochrona zdrowia – w tej branży kładzie się silny nacisk na higienę i sterylność. Oprócz odzieży, wymagane są również ŚOI, jak maski czy rękawiczki. Ze względu na ekspozycję na szkodliwe czynniki biologiczne konieczna jest częsta wymiana odzieży oraz ŚOI;
  • przemysł spożywczy i gastronomiczny – w przemyśle związanym z żywnością konieczne jest częste pranie i dezynfekcja odzieży. Ubrania i ŚOI powinny spełniać restrykcyjne wymogi higieniczne, a przy tym być wygodne w użyciu dla pracowników.

Kryteria przydzielania odzieży roboczej, ochronnej i ŚOI są ściśle regulowane przez przepisy oraz starannie dostosowane do wymogów poszczególnych branż. Najważniejsze jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz higieny pracy oraz dopasowanie odzieży i ŚOI do warunków oraz potencjalnych zagrożeń, na które może być narażony pracownik.

Monitoring zużycia i konserwacji odzieży roboczej

Regularne monitorowanie zużycia oraz konserwacja odzieży roboczej są niezbędnymi działaniami, gwarantującymi bezpieczeństwo pracowników. Staranny nadzór stanu technicznego ubrań, obuwia i ŚOI pozwala na szybkie wykrycie ewentualnych zniszczeń oraz naprawienie ich lub wymianę akcesoriów, co przekłada się na zapewnienie bezpieczeństwa oraz komfortu pracownikowi.

Z kolei systematyczna konserwacja wydawanych środków przedłuża ich żywotność oraz przyczynia się do utrzymania wymaganego przepisami BHP stanu technicznego odzieży i akcesoriów.

Monitoring i konserwacja odzieży i ŚOI są jednak procesami dosyć wymagającymi, dlatego w Elis stworzyliśmy rozwiązanie Elis Smart Collect – inteligentną szafę wrzutową, która sprawia, że nadzorowanie ubrań i akcesoriów staje się znacznie łatwiejsze i efektywniejsze.

Elis Smart Collect pozwala na precyzyjne śledzenie obiegu odzieży roboczej i analizę trendów. Dodatkowo zmniejsza ryzyko zgubienia lub uszkodzenia ubrań, a przy tym pozwala jeszcze lepiej zadbać o bezpieczeństwo i higienę pracowników.

Wszystkie te korzyści ułatwiają stworzenie bardziej przyjaznego miejsce pracy oraz optymalizację kosztów związanych z ewidencją odzieży.

Podsumowanie – optymalizacja ewidencji odzieży roboczej

Ewidencja odzieży roboczej to proces niezbędny dla prawidłowego i wydajnego działania firmy. Prowadzenie tych (obowiązkowych!) działań nie tylko przyczynia się do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, lecz również wiąże się licznymi korzyściami dla przedsiębiorstwa.

Oczywiście, proces ten, zwłaszcza w większym zakładzie, może być czasochłonny, na szczęście istnieją sposoby na zoptymalizowanie go.

Pomocne będą w tym: prowadzenie kart ewidencyjnych, treningi oraz szkolenia dla pracowników oraz regularny monitoring zużycia odzieży i akcesoriów. Dostępne są również dedykowane rozwiązania, ułatwiające proces ewidencjonowania środków, jak nasza szafa wrzutowa.

Wdrożenie opisanych powyżej praktyk znacząco wpłynie na poprawę efektywności operacyjnej firmy oraz znacznie ułatwi utrzymanie higieny i bezpieczeństwa w miejscu pracy.

A jeśli masz pytania dotyczące naszych rozwiązań, zachęcamy do kontaktu!